出願・証明書ワークフロー
毎回手作業で作っていた公式書類のPDF生成を自動化。入力ミスが減り、発行時間も大幅に短縮しました。
課題:「手作業の繰り返し」
出願審査と証明書発行は、同じ確認と定型書類の繰り返し作業です。しかし、手作業で毎回Wordファイルを開き、データを入力し、PDFに変換していました。
結果、入力ミス、バージョン違いの書類、ファイル名の不統一など、小さなトラブルが頻発していました。
解決策:「小さな自動化」
既存のフォームは極力活かし、退屈な部分だけを自動化する方針にしました。
- CSV/Wordから一括PDF生成: tFPDF/FPDIを使い、データを読み込んで統一フォーマットのPDFに変換
- 日英テンプレートの統一: 公式書類のレイアウトを日英で揃え、切り替えるだけで対応
- 追跡可能な命名ルール: ファイル名に日付・学生IDを自動付与し、アーカイブしやすく
技術的な工夫
- PHPSpreadsheet: ExcelやCSVのデータを安全に読み込み、バリデーション
- tFPDF/FPDI: 既存のPDFテンプレートに日本語テキストをオーバーレイ
- Laravel統合: 証明書発行を校務システムと連携し、ワンクリックで完結
成果:「ミスが減り、時間が短縮」
- 証明書発行時間が約70%短縮(30分 → 10分)
- 入力ミスによる再発行がほぼゼロに
- バージョン違いのトラブルが解消
- スタッフが書類を揃えるスピードが大幅に向上
小さな自動化でも、積み重なれば大きな効果になります。