Schoolbeheersysteem

Digitalisering van papieren en Excel-gebaseerde administratie. Tweetalige interface (Japans/Engels) ontworpen voor docenten met weinig technische kennis.

Schoolbeheersysteem
  • Rol: Full-stack Ontwikkeling (Laravel, Inertia/React) & Lokalisatie
  • Technieken: Laravel, PHP, MySQL, Inertia, React, Blade, Docker/Sail

Uitdaging: "Digitale drempels" en "taalbarrières"

Bij een bepaalde school werden aanwezigheid, cijfers en het beheer van visa-vervaldata volledig op papier en in Excel bijgehouden. Met een toenemend aantal buitenlandse studenten verzandde het personeel in administratieve rompslomp, wat ten koste ging van het onderwijs.

Een bijkomend probleem was dat veel docenten niet digitaal vaardig waren, wat leidde tot het dilemma: 'een complex systeem wordt toch niet gebruikt'.

Oplossing: Ontwerp voor "iedereen"

- Simpel schermdesign: Minimale invoervelden en duidelijke knoppen, zodat zelfs docenten met weinig technische kennis niet verdwalen.
- Gefaseerde implementatie: Functies stap voor stap bouwen, intern beschikbaar stellen, en pas de volgende functie toevoegen als het team gewend was.
- Meertalige ondersteuning: Een interface in het Engels en Japans, zodat ook studenten zelf hun vakken en aanwezigheid konden controleren.
- Feedbackrondes: Actief luisteren naar 'dit is onduidelijk' en de user interface blijven verbeteren.

Belangrijkste functies

- Multi-step aanmeldingsflow met validatie.
- Aanwezigheidsregistratie en historie (direct gekoppeld aan visabeheer).
- Automatische generatie van certificaten (PDF) in Japans/Engels.
- Beheer van betalingen.
- Rollen-gebaseerde permissies en automatische logging (security).

Technische details

- Laravel + Inertia/React: Het comfort van een Single-page application gecombineerd met de duidelijke routing van een traditionele applicatie.
- Korte, consistente menu-teksten: Teksten in het Engels en Japans kort en uniform gehouden om layout-problemen te voorkomen.
- Gefaseerde release: Functies per module uitgerold om de overlast voor het personeel te spreiden.

Resultaat: "Dit kunnen we gebruiken"

- Administratief werk met circa 40% gereduceerd.
- Tijd voor uitgifte van een papieren certificaat verkort van 30 minuten naar 3 minuten.
- Positieve feedback van docenten ('dit kunnen we gebruiken') en een stabiele operatie.
- Aanzienlijke vermindering van invoerfouten.

De focus lag niet op flitsende functies, maar op het makkelijker maken van het dagelijkse administratiewerk.