Automatisering PDF-certificaten
Automatisering van PDF-generatie voor officiële documenten die voorheen handmatig werden gemaakt. Minder invoerfouten en een aanzienlijke tijdsbesparing.
Uitdaging: "Repetitief handwerk"
De beoordeling van aanmeldingen en de uitgifte van certificaten bestaat uit veel herhalende controles en standaarddocumenten. Dit proces was echter handwerk: Word-bestanden openen, gegevens invoeren en converteren naar PDF.
Het gevolg: veel kleine, frustrerende problemen zoals invoerfouten, documenten met verschillende versies en inconsistente bestandsnamen.
Oplossing: "Kleine automatisering"
Het beleid was om bestaande formulieren zoveel mogelijk te behouden en alleen de saaie, repetitieve onderdelen te automatiseren.
- Batch-PDF-generatie (CSV/Word): Met tFPDF/FPDI data inlezen en converteren naar een uniform PDF-format.
- Uniforme EN/NL-sjablonen: De lay-out voor officiële documenten in het Engels en Japans gelijkgetrokken, zodat wisselen eenvoudig is.
- Traceerbare bestandsnamen: Automatisch datum en student-ID toevoegen aan bestandsnamen voor eenvoudige archivering.
Technische details
- PHPSpreadsheet: Veilig inlezen en valideren van data uit Excel en CSV.
- tFPDF/FPDI: Bestaande PDF-sjablonen gebruiken en Japanse/Engelse tekst als overlay plaatsen.
- Laravel-integratie: Certificaatuitgifte gekoppeld aan het administratiesysteem, waardoor het een één-klik-actie werd.
Resultaat: "Minder fouten, meer tijd"
- Uitgiftetijd voor certificaten met circa 70% verkort (van 30 min. naar 10 min.).
- Heruitgifte als gevolg van invoerfouten is nagenoeg nul.
- Problemen met verschillende versies van documenten zijn verdwenen.
- Medewerkers kunnen documenten veel sneller verzamelen en verwerken.
Zelfs kleine automatiseringen hebben een groot effect als ze consequent worden toegepast.